Eine effiziente Methode zur Begleitung bei iskv_21c-Projekten.

16. Mai 2012 | By | Add a Comment

Im letzten Teil der Change-Management-Reihe, möchte ich Ihnen von unserem Modell berichten, dass wir speziell für die Softwaremigration bei Krankenkassen entwickelt haben.

Topic Change ist ein, aus dem allgemeinen Change-Management-Modell der Five Topics abgeleitetes und auf die Softwaremigrationen von Krankenkassen abgestimmtes, Verfahren. Die Methode erlaubt es, die mit der Einführung der neuen Software auftretenden Veränderungen ganzheitlich, risikoadäquat und nachhaltig zu managen. Der operative Fokus von Topic Change umfasst alle Facetten eines exzellenten Change-Managements.

Doppelspagatmodell

Immer mehr Unternehmen investieren in ein begleitendes Change Management. Dabei wird meiner Erfahrung nach jedoch noch zu oft übersehen, dass die Auswirkungen weitreichend sein können und sich nicht auf die neue Software und geänderte Arbeitsanweisungen etc. beschränken. So sind viele Change-Konzepte und Vorgehensmodelle allgemein ausgerichtet (was auf unbekanntem Terrain auch Sinn macht). Im Gegensatz dazu kennt Five Topics den Migrationsaspekt von Standardsoftware und die Fachlichkeit von Krankenkassen sehr genau und hat deshalb eine Vorgehensweise entwickelt, die mit geringerem Aufwand eine effiziente Change-Begleitung der iskv_21c-Einführung sicherstellt.

Was leistet TOPIC CHANGE?

Five Topics hat seine Change-Methodik weiter entwickelt und sie genau auf einen bestimmten Anwendungsfall zugeschnitten. In ersten Projekten zur iskv_21c-Einführung hat sich gezeigt, dass Vorgehen dieser Art „anders“ zu steuern sind, als Themen, die wenig Auswirkungen auf das soziale System der Organisation haben. Es geht hier um mehr als um Prozesse und Technik.

  • Die Steuerung des Projekts und die Art und Weise der Kommunikation laufen zwar auf Basis des bewährten Five Topics-Vorgehensmodells. Dieses Modell wird aber für den Spezialfall der Softwareeinführung um bestimmte Change-Sichten erweitert.
  • Dazu wird eine feine Sensorik benötigt, die im Detail nach speziellen Risiken sucht, aber auch von außen auf das Gesamtgeschehen blickt, um Gefahren, die durch das soziale System ausgelöst werden, zu registrieren und damit managen zu können. Diese Faktoren sind schwer berechenbar. Change-Management kann dazu beitragen, Risiken frühzeitig zu identifizieren und durch ein entsprechendes Setting darauf vorbereitet zu sein.
  • Ausgehend von einer deutlich breiter und tiefer blickenden Analyse (im Vergleich zu Analysen bei Standardprojeken) wird versucht, das Projekt früh so aufzustellen, dass das Projektziel bestmöglich erreicht werden kann. Wichtig ist es, gerade am Anfang des Projekts die richtigen Schlüsse zu ziehen. Wie eine professionelle Feuerwehr, die nicht nur schnell vor Ort ist, wenn es brennt, sondern bereits im Vorfeld geprüft hat, wo potenzielle Brandherde lauern und wie man die, wenn es soweit ist, schnell und effektiv unter Kontrolle bringt und löscht.
  • Wichtig ist die Einbindung der Betroffenen, vor allem der Führung und ihr Empowerment. Das ist deutlich mehr als nur Qualifikation! Das bedeutet Reduktion von Widerstand (der immer auftritt, die Frage ist nur in welcher Form) und eine Begleitung von Mitarbeitern und Führung beim Umgang mit eigener Betroffenheit.
    Ein geschicktes Setting schafft Multiplikation der Aktivitäten und damit eine durchgängige und effizient durchgeführte Veränderung.
  • Eine nachhaltige Verankerung der Ergebnisse in Linie, nach Ende des Projekts.

Das TOPIC-CHANGE-Modell

Five Topics hat in den letzten Jahren viel Kompetenz im Bereich Veränderungsmanagement, im Zusammenhang mit der iskv_21c-Einführung, aufgebaut. Aus diesen Erfahrungen haben wir unterschiedliche Beratungspakete aus Sicht verschiedener Zielgruppen geschnürt:

Projektleitung

  • Zielgerichtete Steuerung des Projekts unter Berücksichtigung relevanter Change Aspekte
  • Risikoadäquates Vorgehen
  • Berücksichtigung kultureller Besonderheiten
  • Bedarfsgerechte Kommunikation
  • Aufgreifen von Lerneffekten der Organisation
  • Nachhaltige Verankerung

Coaching, Supervision

  • Unterstützung der Projektleitung oder anderer wichtiger Stakeholder
  • Beratung zum optimalen Vorgehen, zur Projekt- und insbesondere Change-Architektur, zur wirkungsvollen Kommunikation, Führungskräfteeinbindung und -begleitung
  • Supervision von außen, objektiver Blick auf das Geschehene und Hilfe zur Selbsthilfe. Persönliche Entscheidungsunterstützung, Risikoanalyse
  • Lernende Organisation

Change-Expertise

  • Mitwirkung im Projekt und gezielter Einsatz in allen Feldern des Change Managements
  • Sensorik für die Felder die sich außerhalb der Standards abspielen

Die Vorteile im Überblick

Aus meiner Sicht bieten diese Beratungspakete einige Vorteile: Sie ermöglichen eine effiziente Projektumsetzung, lassen eine schnelle Reaktion bei unerwarteten Ereignissen zu, reduzieren die Umsetzungsrisiken durch Vorsorge, binden die Führungskräfte ein und leisten eine nachhaltige Einführung.

In der Theorie ist die Praxis sicherlich immer näher an der Theorie als in der Praxis. Aber genau diesen Umstand haben wir berücksichtigt.

Was sind Ihre Erfahrungen? Worauf kommt es Ihrer Meinung nach bei großen Softwareeinführungsprojekten an?

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